kOSkOS
Darstellung
Demo vereinbaren

Ihre Kanzlei. Endlich an einem Ort.

Schluss mit „Wo liegt nochmal …?“

Belege aus fünf Kanälen, Aufgaben auf Zuruf, Wissen in Köpfen: In kOS läuft das alles zusammen. Sortiert, beim richtigen Mandanten, mit Beleg. ADDISON bleibt, wo es ist.

Demo vereinbaren

Am Bildschirm. Mit Ihren Fragen, nicht mit Folien.

kOS

Drei Dinge brauchen Sie heute.

  • 3 Überfällige Vorgänge
  • 13 Ungelesene Nachrichten
  • 8 Belege zu prüfen
  • 4 Termine heute

Jetzt dran

  • Portalnachricht: Können wir die Vorauszahlungen anpassen?Nachricht
  • Betriebsprüfung angekündigt, Unterlagen zusammenstellenkritisch
  • Zwischenbesprechung vorschlagenKI-VorschlagÜbernommen
  • Bilanzbesprechung um 10:00 vorbereitenKI-Vorschlag

Digital – und trotzdem von Hand?

Die Kanzleisoftware läuft. Die Belege kommen digital. Und trotzdem hängt der Tag an Leuten, die suchen, fragen und abtippen.

  • Die Belege kommen über fünf Wege

    Der Kassenbon kommt per WhatsApp, die Rechnung per Mail, der Bescheid per Post. Der Rest liegt irgendwo im Mandantenportal. Wer sortiert das eigentlich zusammen?

  • „Kannst du kurz …?“

    Sie sitzen gerade am Abschluss. Dann steht jemand in der Tür: „Wo liegt nochmal der Bescheid von Thiele?“ Danach ist der Faden halt weg.

  • Das Wissen steckt in Köpfen

    Die Mandantin hat im März nebenbei ihre zweite Filiale erwähnt. In einer Mail, die nur eine Kollegin kennt. Wenn die kündigt, ist das Wissen weg.

  • Wer woran sitzt, weiß nur der Flurfunk

    Die Aufgaben stehen in Mails, auf Zetteln und im Kopf. Ist jemand krank, fragt sich das ganze Team, was bei ihm eigentlich liegt.

  • Jeder macht es ein bisschen anders

    Jeder hat seine eigenen Ordner, Vorlagen und Abkürzungen. Läuft ja auch irgendwie. Nur weiß am Ende keiner, wo was steht.

Dass es so nicht optimal läuft, wissen die meisten Kanzleien. Schwer ist eher, sich vorzustellen, wie es anders aussieht. Darum zeigen wir es Ihnen einfach.

Ein Vormittag mit kOS

Derselbe Vormittag, dieselbe Kanzlei, dieselben Mandanten. Einmal wie heute, einmal mit kOS.

  1. 07:45
    Heute

    Erst mal Postfach, Telefonliste und die Zettel vom Vortag durchgehen. Was ist heute dran?

    kOS-Dashboard: oben was zu kippen droht, darunter die Tagesübersicht mit Terminen und Fristen
    Mit kOS

    „Heute" zeigt Termine, Aufgaben und Rückrufe, je beim richtigen Mandanten. Der Tag liegt schon sortiert da.

  2. 08:15
    Heute

    Ein Kassenbon der Bäckerei Krause kommt per WhatsApp. Abspeichern, umbenennen, in den richtigen Ordner legen.

    Belegeingang in kOS: Kassenbon per WhatsApp, der Bäckerei Krause zugeordnet
    Mit kOS

    Der Bon landet im gebündelten Belegeingang, ist erkannt und der Bäckerei Krause zugeordnet. Ihr Team prüft und gibt frei.

  3. 09:30
    Heute

    Herr Krause ruft an und fragt nach seinem Jahresabschluss. „Ich lasse Sie zurückrufen.“ Dann geht die Suche in drei Postfächern los.

    Mit kOS

    Ihre Mitarbeiterin tippt die Frage ein. Nach ein paar Sekunden steht da, was noch offen ist. Darunter das Dokument, aus dem die Antwort stammt.

  4. 10:00
    Heute

    Ben ist krank. Keiner weiß genau, was bei ihm heute fällig ist.

    Ausfallplanung in kOS: Ben krank, vier Aufgaben an Cem umverteilt
    Mit kOS

    kOS zeigt, was bei Ben liegt, und schlägt Cem als Vertretung vor, der gerade Luft hat. Ein Klick, und die Aufgaben sind übergeben.

  5. 11:00
    Heute

    Die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Nolte Hochbau liegt zur Freigabe. Irgendwo. Per Mail? Auf dem Tisch?

    Freigabemappe in kOS mit Prüfhinweis und betriebswirtschaftlicher Auswertung
    Mit kOS

    Sie liegt in der Freigabemappe. Ein Klick, und das Protokoll hält fest, wer wann freigegeben hat.

  6. 12:00
    Heute

    Mittag. Und der eigentliche Plan für heute ist noch nicht mal angefangen.

    Mit kOS

    Mittag. Und der Vormittag lief so, wie Sie ihn geplant haben.

Beispielhafter Ablauf mit Demo-Mandanten. Namen erfunden.Diesen Vormittag in Ihrer Kanzlei ansehen

Alles läuft in ein System

kOS ersetzt Ihre Programme nicht, es verbindet sie. Einmal angebunden, fließen die Unterlagen automatisch rein und sind sofort abfragbar.

Jedes Dokument, jede Mail und jeder Beleg landet beim richtigen Mandanten. Egal, aus welchem System er kommt.

ADDISON, DocuWare, Outlook, Netzlaufwerk, Paperless, Ihr DMS, SharePoint, Teams, Planner, WhatsApp-Kanal und Mandantenportal laufen in kOS zusammen.

Was kOS für Steuerberater und ihr Team übernimmt

Kanzleiorganisation in elf Bereichen, ein System. Jeder greift auf dieselben Daten zu.

kOS-Dashboard: oben die Vorgänge, die zu kippen drohen, darunter die Tagesübersicht

Dashboard

Am Morgen sehen Sie, was heute wichtig ist.

  • Ganz oben, was zu kippen droht
  • Termine und Fristen der nächsten 3, 5 oder 7 Tage
  • Neue Nachrichten öffnen und direkt beantworten
Liste der angebundenen Quellen in kOS, jeweils mit Status verbunden

Anbindung

ADDISON, DocuWare, Outlook und das Netzlaufwerk werden einmal angebunden, danach fließt alles von selbst ein.

  • Auch Paperless, andere DMS, SharePoint, Teams und Planner
  • WhatsApp-Kanal und Mandantenportal als Eingang
  • ADDISON bleibt Ihr führendes Programm
Mandanten-Landkarte in kOS, nach Branchen gruppiert, mit den Verbindungen zwischen Gesellschaften

Mandanten und Akten

Jeder Mandant hat eine Akte, in der Dokumente, Mails, Belege und Vermerke zusammenliegen.

  • Liste mit Ordnerbaum nach Branchen, als Karten oder Tabelle
  • Mandanten-Landkarte mit allen verbundenen Gesellschaften
  • Ein Klick auf eine Gesellschaft öffnet ihre Akte
Freigabemappe in kOS mit einer betriebswirtschaftlichen Auswertung zur Freigabe

Freigaben und Abläufe

Kein Entwurf liegt mehr unbemerkt in einem Postfach oder auf einem Schreibtisch.

  • Prüfhinweis der KI, bevor Sie freigeben
  • Freigabemappe mit Vier-Augen-Prinzip
  • Eigene Abläufe, die von selbst weiterlaufen

Wissen im Kontext

Das Wissen der Kanzlei steht genau dort, wo Sie gerade arbeiten.

  • Wissensseiten als Ordnerbaum, der Chat gleich daneben
  • Fragen in normaler Sprache, Antwort mit Quelldokument
  • Reicht das Material nicht, sagt kOS das, statt zu raten
Hintergrund-Agent und Prognose-Karte auf dem kOS-Dashboard

KI-Agenten im Hintergrund

Agenten erstellen Übersichten, Entwürfe und Auswertungen, während Sie an etwas anderem arbeiten.

  • Synthesen über mehrere Mandanten
  • Entwicklungen über mehrere Jahre und Prognosen
  • Nichts geht ohne Ihre Freigabe nach außen
Protokoll in kOS: jedes Ereignis mit Zeitstempel

Datenschutz und Verschwiegenheit

Angaben, die auf einen Mandanten schließen lassen, verallgemeinert kOS vor dem Versand. Die KI bekommt nur die Sachfrage, und jeder Zugriff steht im Protokoll.

So funktioniert die Abstraktion →
Auswertungen in kOS: Durchlaufzeiten und Auslastung je Bearbeiter

Auswertungen, Archiv, Mandantenportal

Sie sehen, wo es in der Kanzlei läuft und wo es hängt.

  • Auswertungen zu Vorgängen und Durchlaufzeiten
  • Archiv für abgeschlossene Jahrgänge
  • Mandantenportal, in dem Ihre Mandanten Belege abgeben und Stände sehen

Belegeingang und Postfach

Belege aus Mail, Scan, Upload, Portal und WhatsApp landen in einem gemeinsamen Eingang.

  • Beleg erkannt und eingeordnet
  • Dem richtigen Mandanten zugeordnet
  • Ihr Team prüft und gibt frei
kOS

Eingang

Belegeingang

Zu prüfen 5Erledigt 0

Belege · 5

Rechnung Reifen Müller

KlassifiziertMail-Anhang
Belegdatum
21.10.2026
Betrag
1.240,00 €

Entscheidung

KI-Vorschlag: Rechnungsempfänger und Fahrzeugbezug in den Positionen passen zu Autohaus Thiele GmbH.

Mandant
Autohaus Thiele GmbH
KategorieEingangsrechnung

Sicherheit: 96 %

Enter bestätigt · J / K blättern

Aufgaben

Aufgaben entstehen dort, wo die Arbeit herkommt: aus dem Diktat am Handy, einer Mail, einem Bescheid, einem Telefonat, einem Beleg oder einem Meeting.

  • Jede Quelle landet als Vorschlag mit Zitat in „Neu"
  • Klare Fälle weist kOS selbst zu, sichtbar und änderbar
  • Den Rest ziehen Sie im Board auf eine Person
kOS

Bearbeitung

Aufgaben

0 Vorschläge heute
  • PLPetra Lindner4
  • JBJulia Brandt3
  • LSLena Severin2
  • CYCem Yilmaz3

Neu0

    Offen0

      In Arbeit0

        Übergaben und Ausfall

        Jeder sieht jederzeit, wer woran arbeitet. Fällt jemand aus, zeigt kOS, was bei ihm liegt und wer übernehmen kann.

        • Was bei der Person liegt, mit Mandant und Stand
        • Vertretung als Vorschlag, ein Klick verteilt um
        • Spezialwissen steht in Wissen und Mandanten, der Rest ist per Chat erfragbar
        kOS

        Vogt Steuerberatungsgesellschaft mbH · Kanzleileitung

        Team

        Wer arbeitet woran

        • Ohne Bearbeiter0
        • Petra Lindner6 offen
        • Ben Kaiser7 offen
        • Julia Brandt5 offen
        • Lena Severin4 offen
        • Cem Yilmaz3 offen
        • Christina Hartmann2 offen

        Fällt jemand aus, zeigt kOS, was bei der Person liegt und wer übernehmen kann.

        Passiert von selbst

        Vieles in der Kanzlei ist Routine. Die muss ja nicht jedes Mal jemand anstoßen.

        1. Aufgabe aus Mail.Ein Mandant schickt eine Rückfrage. kOS schlägt daraus eine Aufgabe mit Zuständigem vor.
        2. Monatsarbeiten anlegen.Lohn und Umsatzsteuer-Voranmeldung stehen jeden Monat von selbst auf der Liste.
        3. Bescheid abgleichen.Kommt ein Bescheid, vergleicht kOS ihn mit der Erklärung. Weicht er ab, liegt eine Aufgabe beim Zuständigen.
        4. Unterlagen nachfordern.Fehlen Belege für einen Abschluss, geht die Nachforderung über das Mandantenportal raus. Nach Ihrer Freigabe.
        5. Übersicht am Morgen.Der Agent fasst zusammen, was seit gestern bei Ihren Mandanten eingegangen ist.

        Übersicht am Morgen

        1. EingangSeit gestern eingegangenMails, Belege und Bescheide
        2. kOS erkenntNach Mandanten geordnet
        3. ErgebnisÜbersicht für die KanzleileitungBäckerei KrauseNolte Hochbau
        4. Liegt am Morgen bereit

        Die KI schlägt vor, der Mensch entscheidet. Nichts geht ohne Freigabe nach außen.

        Die KI schlägt vor, der Mensch entscheidet. Nichts geht ohne Freigabe nach außen.

        Mehr als ein Chatbot

        KI für Steuerkanzleien heißt bei kOS nicht Chatbot. Ein Chatbot wartet auf Ihre Frage. Die Agenten in kOS arbeiten im Hintergrund weiter, auch wenn gerade niemand fragt. Sie lesen mit, was eingeht, und bereiten vor, was Sie brauchen.

        kOS
        Agent GesprächsvorbereitungJahresgespräch 18.11., 10:00 · Bäckerei Krause GmbHarbeitet
        1. BWA 2021–2026 gelesen6 Jahre
        2. 38 Gespräche, Mails und Vermerke ausgewertetTelefonate, Vor-Ort-Mitschnitt, Notizen
        3. Mit Branchenwerten verglichenBäckereien mit 20 bis 40 Beschäftigten
        4. Empfehlungen formuliert4 Vorschläge mit Quellen

        Die KI arbeitet, der Mensch entscheidet. Ohne Freigabe geht nichts nach außen.

        Übersichten

        Was ist bei Bäckerei Krause seit dem letzten Gespräch passiert? Steht fertig da, bevor das Telefon klingelt.

        Synthesen über Mandanten

        Welche Mandanten betrifft eine neue Regelung? Der Agent sucht über alle Akten und listet sie mit Fundstelle.

        Zeiträume und Prognosen

        Wie hat sich ein Mandant über mehrere Jahre entwickelt, und wohin läuft es? Mit Verlauf, Prognose und Quellen.

        Jedes Ergebnis nennt seine Quellen. Unter jeder Antwort stehen die Textstellen, auf denen sie beruht.

        Verschwiegenheit gilt auch gegenüber der KI

        Wer für seine Auskünfte haftet, braucht zwei Dinge. Er muss wissen, woher eine Antwort kommt. Und er muss belegen können, was die Kanzlei verlassen hat.

        So wird aus dem Mandat eine Sachfrage

        So funktioniert es im Detail
        1. Bäckerei, 3 Filialen, Kasselwird zuLebensmittelhandwerk, mehrere BetriebsstättenAbstrahieren.

          Namen und Steuernummern zu entfernen reicht nicht. kOS verallgemeinert auch Branche, Ort, Größe, Beträge und Daten, soweit die steuerliche Frage es zulässt. Was für die Antwort zählt, bleibt erhalten, etwa ob ein Schwellenwert überschritten ist.

        2. Einziger Betrieb dieser Art im Ortwird zuzurückgehaltenPrüfen.

          Vor dem Versand prüft kOS, ob die Anfrage noch auf den Mandanten schließen lässt. Ist das nicht auszuschließen, wird weiter verallgemeinert oder gar nicht gesendet.

        3. Lebensmittelhandwerk, mehrere Betriebsstättenwird zuBäckerei Krause, 3 Filialen, KasselZurückübersetzen.

          Beim Verallgemeinern merkt sich kOS jede Ersetzung in einer Zuordnung, die in der Kanzlei bleibt. Das Modell bekommt nur die verallgemeinerte Frage und antwortet mit denselben allgemeinen Begriffen. kOS setzt anhand der Zuordnung Begriff für Begriff die echten Angaben wieder ein. Sie lesen dieselbe Antwort, als hätten Sie die Frage mit allen Angaben gestellt.

        Protokoll · Getrennte Kanzleien · Datenhoheit

        Protokoll nur zum Anhängen

        Jeder Zugriff, jede KI-Anfrage, jeder Export. Mit Zeitstempel. Die Anwendung kann Einträge nur anhängen, nicht ändern oder löschen. Gelöscht wird nur nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

        Getrennte Kanzleien

        Die Daten Ihrer Kanzlei sind von allen anderen Kanzleien getrennt.

        Datenhoheit

        Die Daten gehören der Kanzlei. Vollständiger Export jederzeit auf Verlangen.

        Verarbeitung, Speicherung und KI-Auswertung bleiben in Europa. Hosting in Deutschland ist unser Ziel.

        Martini Labs schließt mit Ihrer Kanzlei einen Vertrag nach § 62a StBerG in Textform. Darin verpflichten wir uns zur Verschwiegenheit, auch für den Anbieter des KI-Modells als Unterauftragnehmer. Ob für einzelne Mandate zusätzlich eine Einwilligung des Mandanten nötig ist, klären wir mit Ihnen vor dem Start.

        Keine Antwort ohne Beleg. Reicht das Material nicht, sagt das System das, statt zu raten.

        Erst räumen wir auf. Dann digitalisieren wir.

        Klingt unspektakulär, ist es auch. Wer zuerst ein Tool einführt, automatisiert halt nur das Durcheinander. Nur schneller.

        1. Zusehen, wo es hakt.

          Sie erzählen, wo es klemmt. Dann sitzen wir mal ne Weile neben Ihrem Team und schauen zu. Wo wird gesucht, wo doppelt getippt?

          Was wir nicht machen: Ein Folien-Workshop im Besprechungsraum. Danach weiß keiner, was jetzt anders ist.

        2. Anbinden, nicht umbauen.

          ADDISON, DocuWare, Outlook und das Netzlaufwerk werden angebunden. Ihr Team arbeitet ja weiter in den Programmen, die es kennt.

          Was wir nicht machen: Die Kanzleisoftware rausreißen und alle von vorn lernen lassen.

        3. Ein Bereich zuerst.

          Wir fangen da an, wo es am meisten drückt. Etwa beim Belegeingang oder bei der Aufgabenplanung. Der Rest darf warten.

          Was wir nicht machen: Der große Umstieg am Stichtag. Alles auf einmal, und am Montag weiß keiner Bescheid.

        4. Dann der nächste.

          Läuft der erste Bereich sauber, kommt der nächste dazu. Das Tempo bestimmt doch Ihr Team, nicht unser Projektplan.

          Was wir nicht machen: Ein Zeitplan, der Ihrem Team davonläuft.

        ADDISON bleibt, wo es ist. Und bevor überhaupt ein Programm angebunden wird, sehen Sie kOS an Ihren eigenen Abläufen.

        Demo vereinbaren30 Minuten per Videoanruf. Sie sprechen mit Hans-Peter Martini, Martini Labs.

        Häufige Fragen

        Müssen wir ADDISON ablösen?

        Nein. kOS ist kein Ersatz für die Kanzleisoftware. ADDISON bleibt, wo es ist, und kOS holt sich die Unterlagen von dort.

        Wie viel Aufwand ist die Einführung?

        Die Programme werden einmal angebunden, danach fließen die Unterlagen von selbst ein. Wie viel Abstimmung Ihre Kanzlei braucht, klären wir im ersten Gespräch. Pauschal versprechen wir da nichts.

        Was passiert mit den Daten unserer Mandanten?

        Namen zu ersetzen reicht nicht, denn auch Branche, Ort, Größe oder ein besonderes Ereignis verraten oft, wer gemeint ist. Deshalb geht an das KI-Modell nur die verallgemeinerte steuerliche Sachfrage. Vorher prüft kOS, ob sie noch Rückschlüsse auf den Mandanten zulässt. Dann verallgemeinert kOS weiter oder sendet die Frage nicht. Jede Ersetzung merkt sich kOS in einer Zuordnung, die in der Kanzlei bleibt. Damit übersetzt kOS die allgemeine Antwort Begriff für Begriff auf Ihren Mandanten zurück, und das Protokoll hält fest, was gesendet wurde.

        Wer kann die Daten unserer Mandanten sehen?

        Ihre Kanzlei. Andere Kanzleien haben keinen Zugriff, die Daten jeder Kanzlei sind getrennt. Martini Labs betreibt kOS und greift nur zu, soweit Betrieb und Support es erfordern. Dafür sind wir nach § 62a StBerG zur Verschwiegenheit verpflichtet. Jeder Zugriff, jede KI-Anfrage und jeder Export landet mit Zeitstempel im Protokoll.

        Was, wenn die KI sich irrt?

        Die Antwort stützt sich auf Ihre Unterlagen. Darunter stehen die Textstellen, auf denen sie beruht. Auch Auszüge aus den Unterlagen gehen nur verallgemeinert an das KI-Modell. Reicht das Material nicht, sagt kOS das, statt zu raten. Und nichts geht ohne Ihre Freigabe nach außen.

        Macht unser Team da mit?

        kOS nimmt Suchen und Sortieren ab, nicht die fachliche Arbeit. Ihr Team arbeitet weiter in den Programmen, die es kennt. Es muss nur weniger fragen und weniger suchen.

        Ersetzt kOS unsere Mitarbeiter?

        Nein. Die KI schlägt vor, der Mensch entscheidet. Die Beratung bleibt bei Ihnen und Ihrem Team.

        Was passiert, wenn wir aufhören?

        Die Daten gehören der Kanzlei. Vollständiger Export jederzeit auf Verlangen.

        Was kostet kOS?

        Das hängt von Ihrer Kanzlei und den Quellen ab, die angebunden werden. Darüber sprechen wir am besten im Gespräch.

        Demo vereinbaren →

        Wo werden die Daten verarbeitet?

        Verarbeitung, Speicherung und KI-Auswertung bleiben in Europa. Hosting in Deutschland ist unser Ziel.

        Schauen Sie sich Ihren eigenen Vormittag an

        Bringen Sie die Fragen mit, die bei Ihnen jeden Tag aufkommen. Wir zeigen Ihnen, wo die Antworten in kOS stehen.

        Demo vereinbaren

        Unverbindlich. Am Bildschirm. Mit Ihren Fragen.
        30 Minuten per Videoanruf. Sie sprechen mit Hans-Peter Martini, Martini Labs.